Van verandering naar dynamiek. Excuus 4.

Excuus 4: er is geen communicatie
 
Ik voel me net een vleermuis, je weet wel, die diertjes die in de Limburgse mergelgrotten wonen en ondersteboven hangen. Ik krijg alleen maar nieuwsbrieven, intranetberichten en memo’s waarin datgene staat wat ook bij de koffieautomaat wordt verteld. Verder praat niemand met ons.
 
Belangrijk.
Bij communicatie hebben we te maken met een zender en een ontvanger. De weg daartussen is cruciaal: zit er ruis op de lijn, dan wordt de communicatie een stuk lastiger. Bij het starten van een verandertraject wordt de communicatie vaak vergeten. Nou ja, er wordt wel een communicatieplan opgesteld maar er wordt niet bij de medewerkers nagevraagd hoe zij willen worden geïnformeerd. Daarnaast wordt niet geïnventariseerd welke onderwerpen de medewerkers belangrijk vinden.
 
We zijn in de tweede fase van het verandertraject: daarbij zijn verschillende denkrichtingen gepresenteerd. Op dit moment praat het management over deze verschillende richtingen met een externe adviseur. In fase drie gaan we de gekozen denkrichting uitwerken en de ‘ins and outs’ bespreken. Bla bla bla.
 
Speculaties en aannames.
Het is een gemakkelijke weg om alle communicatie via Intranet, memo’s en nieuwsberichten laten verlopen zonder de medewerkers ‘mondeling’ te informeren. En die gemakkelijke weg leidt vervolgens tot allerlei speculaties en aannames die de fantasie van iedereen prikkelt en genoeg gespreksstof oplevert voor bij het koffiezetapparaat.
 
Hoe communiceer jij met je klant?
Wanneer je met je klant spreekt, komt je boodschap alleen over als je die informatie presenteert die iets te betekenen heeft voor je klant. Deze klant kan uiteindelijk een van je afnemers worden. Dit is met medewerkers in een organisatie niet anders: of je nu in een internationale meeting zit of een klein comité, je medewerkers zitten met bepaalde vragen en onderwerpen die jij moet kunnen beantwoorden om ze tevreden te stellen. Daarmee creëer je het gevoel dat ze worden geïnformeerd.
 
Communiceer mét mensen.
Je communiceert het beste door met mensen te praten. Natuurlijk kost dat meer tijd en inspanning dan het versturen van e-mail, memo’s, het schrijven van artikelen voor Intranet et cetera etc. Echter, een verandertraject leidt tot weerstand en frustratie en die neem je niet weg met eerdergenoemde communicatiemiddelen. De grootste winst wordt behaald door met je werknemers in gesprek te gaan.
 
Twee tips.
  1. Verschillende methoden.
In een verandertraject kun je natuurlijk gebruik maken van verschillende methoden. Zorg er echter altijd voor dat het face-to-face contact de belangrijkste is. Draag er daarnaast zorg voor dat alle communicatie op elkaar aansluit en op elkaar is afgestemd.
 
  1. Maak van je medewerker je klant.
Net als klanten hebben ook medewerkers wensen en behoeften. Inventariseer deze en stem het vervolgens met je klant (je medewerker) af. Vraag ook om reflectie: hoe goed communiceer ik en wat kan ik beter doen?
 

Download hier het E-book 'Je klant als ambassadeur met Persoonlijk Eigenaarschap'.

 
 
Literatuur:
Evard, B.L. & Gipple, G.A. Managing business change Pearson education 2001